Istilah Purchasing dan E-Purchasing beserta Kelebihan dan Kelemahannya

Dalam pengertiannya purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa yang dibutuhkan oleh suatu instansi atau perusahaan. Definisi lain dari purchasing adalah departemen yang berperan penting dalam ketersediaan dan pembelian barang-barang di kantor. Departemen purchasing adalah departemen yang sekaligus berperan menunjang berjalannya operasional perusahaan.

Dibalik tugasnya yang terdengar sederhana hanya memebeli barang kebutuhan kantor, namun ada beberapa tugas atau proses yang mesti dilakukan oleh tim purchasing. Tugas-tugas tersebut dimulai dari permintaan barang hingga barang yang dipesan sampai di gudang. Berikut ini ada beberapa tugas yang dilakukan departemen purchasing.

  • Melakukan analisis barang-barang yang dibutuhkan perusahaan.
  • Menerima daftar permintaan pembelian barang dari divisi lain.
  • Menentukan pemasok atau vendor yang berkualitas baik.
  • Melakukan pemesanan barang pada vendor.
  • Selalu memastikan barang dikirim dan sampai di gudang tepat waktu.
  • Mengecek barang-barang yang dipesan berkualitas baik.
  • Melakukan pembayaran faktur. Pembayaran yang dilakukan dapat berupa cicilan ataupun tunai.

Departemen purchasing adalah bagian yang memberikan keuntungan besar bagi perusahaan. Apabila dalam proses pembelian barang oleh timĀ  purchasing memiliki kendala, maka segala operasional perusahaan akan dapat terganggu.

Meskipun departemen purchasing adalah bagian yang penting dan dapat memberikan keuntungan besar, departemen tersebut juga memiliki beberapa kekurangan, seperti berikut ini.

  • Dapat meningkatkan pengeluaran dana perusahaan

Staf yang bekerja di departemen purchasing harus selalu menghubungi vendor untuk memantau pengiriman barang.

  • Membutuhkan waktu yang lama

Panjangnya proses pembelian barang yang dilakukan tim purchasing, membuat teknik semacamnya memakan banyak waktu.

Namun, dibalik kelemahan tersebut, ada kelebihan yang dimiliki departemen purchasing. Kelebihan departemen purchasing adalah membuat perusahaan memiliki banyak koneksi vendor. Dengan demikian, perusahaan dapat dengan mudah untuk bekerja sama dengan vendor-vendor karena terjalinnya hubungan baik antara departemen purchasing dengan pihak vendor.

Di era ini dengan teknologi digital yang semakin berkembang, membuat proses purchasing mengalami inovasi. Inovasi tersebut dikenal dengan istilah E-Purchasing. E-Purchasing adalah proses pembelian dan pengadaan barang yang dilakukan secara online serta pemilihan barng melalui katalog elektronik. Di Indonesia, E-Purchasing telah diatur di dalam peraturan presiden. E-Purchasing diatur dalam Peraturan presiden Nomor 54 tahun 2010. Dalam peraturan tersebut definisi E-Purchasing adalah proses pembelian barang atau jasa myang dipesan melalui katalog elektronik. Dalam lingkup perusahaan wasta pengertian mengenai E-Purchasing tidak jauh berbeda dengan yang telah dijelaskan dalam peraturan presiden. Dalam perusahaan swasta, E-Purchasing adalah proses pembelian dan penjualan barang yang sampai proses pembayaran dilakukan secara online.

Walaupun sistem pembelian telah menggunakan cara digital, tetap saja E-Purchasing ini memiliki kelebihan dan juga kelemahannya. Adapaun kelebihan yang dimiliki sistem E-Purchasing sebagai berikut.

  • Mudah untuk digunakan
  • Lebih akurat
  • Menghemat biaya
  • Tidak adanya proses sanggahan
  • Sistem mudah untuk diawasi
  • Target pasar mudah untuk dibentuk
  • Proses pengiriman lebih cepat
  • Pembayran dapat dilakukan dengan cepat
  • Selain mengehmat waktu, dapat pula menghemat waktu
  • Tidak adanya tindakan yang bersifat diskriminasi
  • Dapat memaksimalkan penggunaan SDM

Ada kelebihan, pasti ada pula kelemahannya. Berikut ini ada beberapa hal yang menjadi kelemahan sistem E-Purchasing.

  • Staf purchasing harus dapat beradaptasi dalam menggunakan sistem digital
  • Keterbatasan internet di beberapa daerah
  • Mudah sekali untuk diretas hacker

Dengan penjelasan di atas dapat dipahami pengertian purchasing adalah kegiatan dalam pembeliaan dan pengadaan barang di sebuah perusahaan tingkat pemerintahan dan swasta. Sedangkan, E-Purchasing adalah proses pembelian dan pengadaan barang yang dilakukan secara online. Di antara kedua cara tersebut, masing-masing memiliki kelebihan dan kelemahannya.

 

Leave a comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *